L'agrément
Vous trouverez via ce tableau, pour chaque prestation, une description (annexes de l'arrêté ministériel) et un vade-mecum.
Comment demander l’agrément de son organisme ?
Les demandes d’agrément, de renouvellement d’agrément ou de modification d’agrément sont introduites au moyen d’un formulaire en ligne accessible sur la plateforme SUBside de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
Les informations à fournir au moyen de ce formulaire sont les suivantes :
- les autres agréments et reconnaissances éventuels
- le relevé des autres sources publiques de financement éventuelles
- une description des locaux destinés à l’exécution de ces missions
- les ressources humaines de l’organisme (nombre de salariés, équivalents temps plein, nombre de volontaires)
- les missions pour lesquelles vous sollicitez le renouvellement de votre agrément ;
- les prestations que vous souhaitez réaliser
- le ou les arrondissement(s) judiciaire(s) pour lesquels vous souhaitez être agréé ;
- une estimation prévisionnelle du nombre annuel de prise en charge par prestation ;
- une description de la formation continue proposée par mission
- la justification de la non-gratuité des prestations de soutien thérapeutique (pour l’aide psychologique uniquement) ;
Les pièces à joindre sont les suivantes :
- une copie des statuts coordonnés de l'organisme ou lien vers la page des statuts coordonnés de l'organisme au moniteur belge ;
- la composition de l'organe de gestion ou d'administration ;
- les comptes annuels de l'année précédente ;
- la preuve de la couverture de votre organisme en responsabilité civile ;
- le listing de votre personnel par mission ;
- une copie de votre règlement de travail.
- une copie des diplômes requis (ou des demandes de dérogations ou des dérogations déjà accordées) ;
- la description de la méthodologie de travail spécifique telle qu'appliquée par votre organisme, et ce pour chacune des prestations
- les lieux et horaires des prestations
Pour le listing du personnel et les lieux et horaires, les modèles téléchargeables ci-dessus sont obligatoires.
Pour vous aider à introduire votre demande, des supports sont mis à votre disposition :
Enregistrement de la session de formation à l’utilisation de la plateforme SUBside
Quand demander l’agrément ?
La demande doit être introduite dans SUBside au plus tard le 31 mai de l’année qui précède la période pour laquelle l’agrément est visé.
Une fois la candidature envoyée, vous recevez un accusé de réception dans les trois jours ouvrables. La recevabilité de votre dossier est examinée dans les 20 jours ouvrables. Si le dossier est incomplet, l'association a dix jours ouvrables pour le mettre en ordre. L’examen de l’opportunité et la décision de l’autorité compétente s’étalent ensuite sur quatre mois.
L’agrément prend cours au 1er janvier de l’année qui suit la notification de la décision du ministre.
Une fois l’agrément obtenu, différentes obligations s’imposent aux associations (Art. 20 à 25). Par exemple, celles de produire un rapport annuel, de diffuser des informations et actions de sensibilisation ou de proposer une formation continue adaptée à son personnel.
Quelle est la durée de validité de l’agrément ?
Cet agrément est valable six ans, renouvelable aux conditions fixées à la section 7 du décret.
Quand faut-il demander le renouvellement de l’agrément ?
Les demandes de renouvellement d’agrément doivent être introduites au plus tard le 31 décembre de l’année qui précède l’échéance de l’agrément.
Par exemple, si votre agrément a commencé le 1er janvier 2018, vous devez faire votre demande de renouvellement le 31 décembre 2022 au plus tard (soit 1 an maximum avant la fin de votre agrément au 31/12/2023).
Tous les partenaires agréés depuis 2018 sont invités à introduire une demande de renouvellement d’agrément pour le 31/12/2022 au plus tard.
Si un partenaire ne respecte pas les conditions d’agrément au moment d’introduire sa demande de renouvellement, il doit joindre un plan d’action à sa demande de renouvellement.
Le renouvellement de l’agrément sera accordé à ce partenaire, pour autant qu’il se mette en règle dans les 6 mois du renouvellement de son agrément, c’est-à-dire pour le 30 juin 2024 au plus tard.
Quand demander une modification d’agrément ?
Une modification d’agrément peut être demandée à tout moment par le partenaire agréé. Celle-ci porte sur le territoire et/ou les missions exercées par le partenaire.