Demander l'agrément ou le subventionnement
1. Si mon service se propose de mettre en œuvre différentes missions/prestations, puis-je introduire une seule demande d’agrément/subventionnement pour l’ensemble des missions/prestations ?
Le formulaire est conçu de manière à spécifier les missions et prestations pour lesquelles le partenaire demande l’agrément. Il est donc prévu que chaque organisme puisse introduire une demande d’agrément pour différentes missions. L’organisme introduit une seule demande de subventionnement dans laquelle il précise les prestations pour lesquelles il souhaite obtenir la subvention.
2. L'agrément doit-il être demandé pour une association ou pour un service particulier au sein de l’association?
Pour introduire une demande d’agrément, il est indispensable de jouir de la personnalité juridique. Si le service intéressé ne dispose pas d'une personnalité juridique distincte de celle de son association, c’est cette dernière qui doit obtenir un agrément.
3. Dans l’annexe 25, il est demandé d’indiquer les autres sources publiques de financement et les affiliations à des fédérations. S’agit-il des financements qui concernent tout l’organisme ou seulement le service concerné par la demande d’agrément?
Il est demandé de préciser les autres sources de financement du partenaire, ainsi que toutes les affiliations à des fédérations. Ces informations concernent donc bien l'ensemble des services du partenaire.
4. Faut-il inclure les ACS et APE dans les autres sources de financement évoquées dans le formulaire ?
Oui. On doit pouvoir estimer les ressources financières qui proviennent d’autres pouvoirs subsidiants et qui interviennent dans le financement d’une prestation.
5. Quel doit être le niveau de détail de la description des locaux, et notamment des garanties qu’offrent ceux-ci en termes de discrétion ?
Une description succincte des locaux suffit. Il n’est pas nécessaire d’apporter des preuves supplémentaires, notamment par rapport au niveau de confidentialité offerte par la configuration des lieux. Ces aspects pourront être appréciés par l’Administration en cas de contrôle de l’organisme.
6.Que faut-il préciser de la composition du personnel ? Faut-il mentionner tous les membres de l’équipe, notamment dans le cas des services communaux ?
Dans le formulaire « général » (l'annexe 25), il est demandé de préciser toutes les ressources humaines de l’organisme (nombre de salariés, nombre de salariés exprimé en ETP, nombre de volontaires), ainsi que la composition du personnel chargé de la direction, de la coordination et de l’administration.
Pour les services communaux, l’important est de mentionner les ressources humaines du service chargé d’exécuter la mission, non de l’ensemble de la commune. En complément, le formulaire spécifique à chaque prestation reprend le personnel qui sera chargé de l’exécution de la prestation.
7. A quel moment un apport financier provenant du bénéficiaire doit-il être mentionné ?
Dans le cadre de la justification thérapeutique de la non-gratuité et s’il y a une intervention financière du bénéficiaire, cet apport financier doit être mentionné dans la demande d’agrément adressée à l’Administration et cela, quelle que soit l'importance du montant.
8. Comment sélectionner le(s) arrondissement(s) judiciaire(s) sur lequel (lesquels) l’organisme va exécuter les prestations ?
La sélection des arrondissements judiciaires se fait selon le (les) lieux où s’organise(nt) l’activité de l’organisme, c’est-à-dire où les bénéficiaires sont reçus.
9. En quoi consiste une description de la méthodologie de travail spécifique ?
Il s’agit d’une description non-restrictive de la manière dont l’organisme travaille pour chaque type de prestation, qui reprend la manière dont est pris en charge le bénéficiaire (pratiques, méthodologies de référence, etc.). Le terme « non-restrictive », renvoie à une évolution potentielle des pratiques.
10. En quoi consiste le plan financier qui doit être annexé au formulaire de demande de subventionnement et quelle période doit-il couvrir ?
Le plan financier doit couvrir le premier triennat de subventionnement. Il s’agit donc de faire une projection sur 3 ans de la manière dont sera utilisé le budget (réparti en frais de personnel, frais de fonctionnement etc.).
11. Qu’est-ce qu’un règlement de travail ?
Par « règlement de travail », le décret du 13 octobre 2016 entend l’ensemble des règles de déontologie qui visent à garantir le respect du principe de neutralité, de l’égalité de traitement, ainsi que du secret professionnel et à éviter les situations de conflit d’intérêt (Décret, art.51).
12. Dans le cas d’un service qui dépend d’une commune, le règlement de travail à annexer à la demande est-il celui de la commune ou du service ?
Dans le cas où le service chargé d’exécuter la mission dispose d’un règlement de travail qui lui est propre, celui-ci peut être annexé à la demande.
13. Dans le cas des services communaux, qui doit remplir les demandes d’agrément/de subventionnement ?
Pour introduire une demande d’agrément ou de subventionnement, il est indispensable de jouir de la personnalité juridique. Les services communaux ne disposant pas d'une personnalité juridique distincte de celle de la commune, c’est cette dernière qui doit obtenir un agrément.
14. Dans le cas des services communaux, faut-il fournir une copie des statuts coordonnés de l'organisme dans le cadre de la demande d'agrément ?
Cette obligation ne concerne pas les services communaux.
15. Pour les services d’encadrement des mesures judiciaires alternatives (SEMJA), la subvention ne couvre pas l’ensemble des coûts du service. Certains services répercutent alors le surplus auprès des différentes communes dans lesquelles le travail d’accompagnement est assuré. Faut-il rendre compte de cette répartition du surcoût dans la demande de subvention ?
Oui, il suffit de le mentionner dans la demande d’agrément au point reprenant les subventions extérieures.
16. Concernant la rubrique horaire d’exécution de la prestation reprise dans la demande d’agrément, doit-on indiquer les heures d'ouverture ou d'accès à son service ?
Dans cette rubrique, il convient de fournir les indications relatives aux périodes au cours desquelles les demandes peuvent être prises en charge par lieu d’activité.
17. Comment rendre compte de tous les lieux où se déroulent les prestations ?
Dans le formulaire spécifique à chaque prestation, il faut mentionner vos différentes implantations réparties à Bruxelles et en Wallonie. Si les plages disponibles dans le formulaire sont insuffisantes, il est possible de renseigner l’ensemble des localisations dans un document annexe.
18. Comment rendre compte de tous les horaires d’exécution de la prestation ?
Si les plages disponibles dans le formulaire sont insuffisantes, il est possible de renseigner les horaires de prestation dans un document annexe.
19. Les CAJ instituées par le Code judiciaire sont-elles dispensées d’introduire une demande d’agrément et de subventionnement ?
Comme le précise le décret du 13 octobre 2016, les CAJ sont agréées d’office. Elles ne pourront cependant être prises en compte et payées que si elles rentrent dans notre système administratif. Elles doivent donc nous transmettre un dossier contenant toutes les informations utiles reprises dans le formulaire de demande d’agrément. Elles devront également introduire une demande de subventionnement précisant le nombre de prises en charge demandé. Cette demande doit être introduite pour le 15 octobre 2017. Par ailleurs, une fois agréés et subventionnées, les CAJ seront également tenues aux encodages réguliers de leurs prestations.
